目的是视察和监督工作

类别:豪华型套房    发布时间:2018-11-12 20:45    浏览:

  政府机关、企事业单位,经常会开展相互之间或对外的交流活动,这些活动是双方展示各自形象的窗口,对于接待方来说,如何接待来访人员,吏是检验自身素质和能力以及礼仪的重要途径。来客身份和级别不尽相同,依据对方的情况制定相应的计划,设定相应的规格,尽最大努力热情接待,是接待方不可推卸的责任。明确来客身份和接待规格。接待来客前,接待方应尽可能地了解来客的情况,如性别、年龄、职务、知名度、民族、国籍,甚至健康状况、爱好、特长。还必须要明确对方的来访目的,明确对方是否有来访记录,是否有人陪同,以便应对。如果对方是上级领导派来的普通工作人员,目的在于了解本单位情况、传达指示,接待方应该由身份高于来客的本单位领导出面,以示对上级单位的尊重,这称之为“高格接待”;如果对方是平级单位的工作人员,目的在于交流切磋,接待方可以由与来客身份相等的人员出面,这称之为“对等接待”;如果对方是上级领导,目的是视察和监督工作,接待方必须由身份低于来客的工作人员出面陪同,这叫“低格接待”

  某文化单位举行一次大型研讨会,到会的有美术界的画家、杂志主编、画廊老板,文学界的作家、报纸、杂志、图书公司的主编,还有比较知名的网络评论家、自由撰稿人等等。因为来宾身份不一、行业有别,很难按资排序。因此主办方决定按照他们报名参加研讨会的先后次序来排序,并分别征求了来宾的意见,得到了大家的认可。这次涉及面很广、影响力很大的研讨会在良好的气氛中井然有序地进行着,取得了丰硕的成果,并以“包容性、民主性”的特点受到了参与者和媒体的一致好评

  如果对方是来自不同单位的工作人员,接待方要为他们进行排序。排序方式分为按职务排序、按对方国家或姓名的首个字母排序、按对方到达时间的早晚排序、按对方联系本单位的次序先后排序等几种方法,如果按照上述方法均不能顺利方便的排序,可以取消特意的排序,随机安排对方来客在来宾名单上的次序。无论以什么方式排序,都要在对方到来之前,在合适的时机以适当的方式告诉他们

  明确到达时间和地点。如果来客是远道而来,明确对方的到达时间和地点便于为其安排食宿,务必要提前与对方协商好。对方是乘火车、汽车来,还是乘专用轿车前来?对方是乘船,还是乘飞机?到达时间是早上、中午,还是晚上?如果是外国来宾,是否需要考虑时差?这些都要事先了解。一般来说,到达时间和地点由来客确定,接待方不应特意干涉。但对于不熟悉当地地理交通状况的来客,为其提供建议和提醒是必要的

  为了保证接待工作的圆满和顺利,接待单位在确定来宾的具体情况后,应制定出完整详细的接待计划,为来宾做出妥当的安排。接送来宾需要哪些交通工具,来宾需要在本地待几天,每天的活动如何安排,每项活动的次序如何,这些都要细心考虑。接待来宾,总的原则是主随客便。具体而言,接待计划涉及到接待场地、接待规模和接待费用等几方面。接待内容不外乎迎送、会见、谈判、采访、宴请、参观游览等。具体接待方式和内容可以以相关规定为依据,也可以按照本单位历来的接待惯例进行,或者以相应规格的常规接待方式为标准。比如为重要领导人或外宾安排欢迎仪式,为外地来宾安排参观游览,为少数民族人士或宗教界人士安排符合他们习惯的食宿和具体活动。有合理的创新更好,但无论如何,都应该应该与来宾协商。涉及需要来宾付费或与接待方分摊费用的事项,更要提前与来宾协商。总之,接待方应该让接待过程紧凑、完整、合乎礼仪

  确定接待人员。如果来宾比较重要,除主要接待人员外,通常还要安排其他接待人员陪同或专门负责某些事务。这些接待人员应该首选认真负责、年轻、貌端、经验丰富、交际能力强,以及熟悉来宾语言或风俗习惯的人。确定好所有接待人员后,应尽快做好分工,各司其职,各负其责,尽力使整个接待活动按计划进行,必要的话,对相关的接待人员进行培训,务必要保证所有接待人员坚守岗位、忠于职守。即便是面对临时性、短暂来访的普通来宾,接待者也要达到上述要求,并做到热情、大方、口齿清楚、礼貌周到

  路先生第三次出差到安经理的公司商谈业务事宜。安经理事先叫秘书出面安排好路先生的住处。秘书小齐是上个月才到的公司,她不知道路先生是第几次来,也不知道前任秘书是如何安排的。她征求了安经理的意见,安经理说:“他是老客户,安排的好一点儿。”小齐按照自己所认为的“好”的标准把路先生安排到一家三星级酒店的标准间。路先生心下有些不满意,因为以往他都是被安排在豪华套房里。他以为安经理不愿意再同自己合作,于是洽谈的时候,提高了要求,双方意见不一致,最终没有达成意向



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